Projektart: CRM RFP
h2c unterstützt CRM-Ausschreibung des Deutschen Jugendherbergswerks
ÜBER DEN KUNDEN
Das Deutsche Jugendherbergswerk (DJH) ist eine Non-Profit-Organisation, die über 2,4 Millionen Mitglieder zählt. Das DJH besteht aus einem Bundesverband und 14 Landesverbänden. Der Bundesverband in Detmold vertritt das DJH auf nationaler und internationaler Ebene und arbeitet mit verschiedenen anderen Organisationen zusammen, die die gleichen Ziele verfolgen. Mit rund 450 Jugendherbergen bundesweit ist das Deutsche Jugendherbergswerk der größte Anbieter von Jugendunterkünften in Deutschland.
KUNDENMEINUNG
Das CRM-Projekt ist für uns sehr wichtig, um die zahlreichen Datensilos zu beseitigen, die durch die föderale Struktur des DJH entstehen. Deshalb haben wir großen Wert auf die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Partner zur Unterstützung unseres Ausschreibungsprozesses gelegt. Die gesamte Ausschreibung wurde von h2c professionell abgewickelt, die auch die Kommunikation zwischen den CRM-Anbietern und dem DJH übernahm. Durch die Unterstützung von h2c konnten wir unsere eigenen Ressourcen effektiver nutzen und uns auf die inhaltlichen Themen des CRM konzentrieren. Wir sind überzeugt, dass ein integriertes CRM-System dem DJH helfen wird, personalisierte Marketingkampagnen gezielter an seine Mitglieder zu bringen und damit Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern.
Nadine Schäfer, Teamlead Member Management
ZIEL
Das DJH (Deutsches Jugendherbergswerk) beauftragte h2c mit der Unterstützung bei der CRM-Ausschreibung (RFP). Kernziel war es, einen erfahrenen CRM-Anbieter mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis zu finden, der die speziellen Anforderungen des DJH (einschließlich der Komplexität der dezentralen Organisationsstruktur) erfüllt.
HERAUSFORDERUNGEN
- Analyse geeigneter CRM-Anbieter auf Basis der definierten Spezifikationen
- Aufbau einer zentralen Mitglieder- und Gästedatenbank mit BI-Tools zur Analyse von Firmen- und Privatkonten
- Optimale Integration mit bestehenden Systemen (PMS, Mitgliederdatenbank)
- Gewährleistung einer konsistenten Kommunikation mit Mitgliedern und Gästen über regionale Verbände hinweg
- Kostenreduzierung durch Segmentierung der Mitglieder und Gäste (Reduzierung der Marketingkosten durch gezielte Aktionen)
- Verwaltung und Kontrolle von Opt-in und Opt-out zur Einhaltung der DSGVO im DJH-Mitgliederportal
- Auswahl eines Systems mit detaillierter Steuerung der Zugriffsrechte
- Gewährleistung hoher Sicherheitsstandards (DSGVO) bei gleichzeitiger Unterstützung einfacher und flexibler Interaktionen zwischen Gästen und Mitgliedern
ARBEITSUMFANG
- Workshop zum Verständnis der speziellen Struktur, Bedürfnisse und Anwendungsfälle des DJH
- Gemeinsame Definition der Funktionalitäten, des Leistungsumfangs und der Konditionen für ein Customer Relationship Management System
- Identifikation und Spezifikation von Schnittstellenanforderungen zu bestehenden Systemen
- Unterstützung des RFP-Prozesses, RFP-Koordination und Anbieterkommunikation
- Konsolidierung und Bewertung der RFP-Antworten einschließlich Bewertung der Funktionalitäten/ Dienstleistungen und Kosten des Anbieters
- Präsentation der Ergebnisse für verschiedene Gremien und Entscheidungsträger im DJH
- Organisation von Anbieterpräsentationen und Unterstützung bei der Vorauswahl
ERGEBNISSE
- Detaillierter Überblick über die Stärken und Schwächen der Anbieter sowie das Kosten-Nutzen-Verhältnis, das den besonderen Anforderungen und Anwendungsfällen des DJH entspricht
- Die Empfehlungen von h2c ermöglichten es dem DJH, zwei potenzielle neue CRM-Systeme zu identifizieren
- Sobald sich die Branche von COVID-19 erholt hat, wird die endgültige Anbieterentscheidung getroffen
